Villanızı Yaparken Karşılaşacağınız Zorunlu Resmi İşler [Gerekli Dokümanlar, İnşaat Ruhsatı, İskan]

Mimarlık ve mühendislik okullarında pek anlatılmasa da bir bina sahibi olmak istiyorsanız devletle daha doğrusu devletin yerel teşkilatı olan ve inşaat izinleri ile yapı kullanma izinlerini düzenleyen belediye ile bir çok işiniz olacak.

Villanızı sıfırdan yaparken yada kısmen değiştirirken ihtiyacınız olan işe göre farklı farklı resmi prosedürlere uymanız gerekebilir. Detaylara girmeden önce resmi işlemlerden genel olarak bahsettiğimiz iletişim numaramızdan ulaşabilirsiniz.

Binanızı yaparken ilişkide olacağınız başlıca resmi kurumlar genel olarak şunlardır:

• İlgili yerel belediyesi

• İlgili büyükşehir belediyesi (yüksek yapılar için)

• Tapu sicil müdürlüğü

• Tapu kadastro müdürlüğü

• Elektrik idaresi

• Su idaresi

• İtfaiye

• Su ve kanalizasyon idaresi

Şimdi en baştan villanızı yaparken hangi resmi işlemleri, hangi sırayla ve hangi onayları ve belgeleri almak için gerçekleştirmek gerekiyor üzerinden geçelim.

Arsanızı almaya karar verdiniz. Anlaşmanızı yaptınız, bütçeniz hazır, satın alma işlemini hemen sakın YAPMAYIN!

Arsanın alanı, yolla ilişkisi, sınırları size bahsedildiği yada yerinde görüldüğü gibi mi tespit edin. Arsanın üzerinde herhangi bir borç, hisse, kısıtlama, terk (arsanın belirli bir kısmının imar zorunlulukları nedeniyle mülkiyetini bırakarak terk etmek), ifraz (arsanın bölünmesi-parçalanması tek bir arsadan birden fazla arsanın meydana getirilmesi), izale-i şuyu (ortaklığın giderilmesi davası, bir parselde birden çok ortak varsa tüm hissenin tek bir kişide toplanması ile ortaklığın ortadan kaldırılması davası), tevhid (birleştirme, komşu arsaların birleştirilerek tek bir arsa haline getirilmesi) gibi işinizi zorlaştıracak belki de amacınıza ulaşmanızı imkansız kılacak kanuni zorunluluk var mı kontrol etmenizde sınırsız fayda bulunmaktadır.

Bu gibi sorgulamalar Tapu sicil müdürlüklerinde son derece kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Tüm detayları görebildiğiniz takyidatlı bir sorgulama ile çok cüzi bir harç bedeli karşılığında Tapu sicil müdürlüklerinde aklınızdaki soru işaretlerini ortadan kaldırmanız mümkündür.

İmar durumunda bulunması gereken bilgiler şunlardır:

• Arsada yapılabilecek bina fonksiyonunu, türünü gösteren imar şartları.

• Arsada maksimum taban oturum alanı oranını gösteren TAKS.

• Binanın tüm katlarının inşaat alanları toplamının arsanın toplam alanına oranını gösteren KAKS (Emsal olarak da bilinir).

• Binanın yol cephelerinden ve diğer komşu parsellerden asgari ne kadar uzaklıkta inşa edilmesi gerektiğini gösteren çekme mesafesi.

• Binanızın en fazla kaç metre yada kaç kat yükseklikte olabileceğini gösteren yükseklik sınırı.

• Eğer blok düzende oturum zorunluluğu var ise blok yapılaşma şekli .

• Arsada planlama alanı sınırları dahilinde genel imar yönetmeliğinden farklı olarak uygulanan konuları gösteren plan notları.

• Bölgesel planlama ile ilgili uygulamanın revizyonuna yönelik konula var ise revizyon ibareleri

Arsa’da size vaad edilenlere aykırı olarak herhangi bir konu tespit etmediyseniz ve satın aldıysanız sonraki aşamalarda yine bu kurumlar ile zaman zaman işlerinizi yürütmeniz gerekeceğinden Tapu’da ve Belediye’de gerekli kurallara uyarak görevlilerle ilişkinizi mümkün olduğunca sağlıklı yürütmeye çalışın. Bu kuruluşlarda mümkün olduğunca insan tanımanız inşaatınız sürecinde de işinizi kolaylaştıracaktır. Bazen telefonla aranması gereken doğru kişinin kim olduğunu öğrenmek size bir günlük belki de bir haftalık zaman kazancı olarak geri dönebilecektir.

Arsayı satın almadan önce, parsel bazında imar durumlarında değinilmeyen daha büyük ölçekli planlama kararlarını da belediyenin planlama müdürlüğünden öğrenmenizde fayda bulunmaktadır. Arsanın olduğu yerde eğer bir metro yapılacaksa, yakında bir kamulaştırma planlanıyorsa, yüksek gerilim hattı geçirilecekse vb. gibi bir çok ihtimali düşünmenizde ve araştırmanızda fayda bulunmaktadır. Bu gibi planlama kararları bazı arsa sahipleri için üzücü sonuçlar doğurmakta, bazı arsa sahiplerinin ise mülklerinin değerini kısa sürede birkaç kat arttırarak çok büyük sevinçler yaratmaktadır. Şehirlerimizin çok hızlı bir şekilde büyüdüğünü göz önünde bulundurursak bu araştırmaların ve öngörülerin ne kadar gerekli olduğu daha net anlaşılabilir.

Arsanızda herhangi bir olumsuzluk yaratacak durumun olmadığı varsayımıyla villanızın inşaatına giden yolda standart prosedürlerin genel olarak nasıl ilerlediğini madde madde inceleyelim.

Arsa Satın Alma

Arsa satın alma işlemleri Tapu sicil müdürlüklerinde yürütülmektedir. Siz ve arsa satıcısı Tapu sicil müdürlüğünün listelediği kişisel dokümanlarınızı, arsa ile ilgili dokümanları, dilekçenizi, başvuru formunuzu, kimlik fotokopilerinizi, vesikalık fotoğraflarınızı ve arsanın satış bedeli üzerinden hesaplanacak harç paylarınızın banka dekontlarını dosya haline getirerek başvurunuzu yapar ve tapu sicil müdürlüğünde işlemlerinizi yürütürsünüz.

Gayrimenkul satış işlemleri genellikle maksimum 15 gün içerisinde tamamlanır. Her iki tarafın rızası ile gerçekleşen satış işleminden sonra adınıza düzenlenmiş arsanın-parselin tapusu alıcı olarak size teslim edilir.

Gayrimenkul alım satımlarında bir önemli nokta gerek salım satım için gerekse eğer kullanılıyorsa kredi başvurusunun onaylanması için eşlerin rızasının alınması uygulamasıdır. Bu nedenle eğer eşiniz var ise banka kredisi ile arsa alıp onu şaşırtmak arzunuz belki de sürpriz etkisini onun rızasını almaya geldiğinizde kaybedecektir.

Kadastral İşlemler

Arsanızın satın almasını yaptıktan sonra, inşaat iznine giden yolda 3. önemli durağınız Tapu kadastro müdürlüğüdür. Tapu kadastro müdürlükleri genellikle Tapu sicil müdürlükleri ile çok yakın hatta bazen aynı binada konumlanırlar. Adından da anlaşılabileceği üzere sicil müdürlüğü tapu kayıtları ile ilgili iken kadastro müdürlüğü gerçek dünya üzerindeki konumsal tespitlerle ilgilidir. Sicil müdürlüğü kayıtların yazılı – teorik kısmı ise, kadastro müdürlüğü kayıtların teknik – pratik kısmıdır diyebiliriz.

Tapunuz, dilekçeniz ve kimlik bilgileriniz ile birlikte tapu kadastro müdürlüğüne giderek aplikasyon krokisi ve harita plan örneği (yada çap) için başvuruda bulunursunuz. Harita plan örneği arsanızın genel şeklini verirken aplikasyon krokisi arsanızın dünyanın koordinat düzleminde nerede konumlandığını gösterir. Bunu yapmak için arsanızın şeklini belirleyen köşe noktalarının X ve Y eksenindeki koordinatlarını sırayla belirleyen harita mühendisliği ölçüm tekniklerini kullanır.

Aplikasyon krokisi; ya kadastro müdürlüklerindeki yada yetkili bağımsız harita mühendisliği firmalarındaki harita mühendisleri tarafından hazırlanır. Günümüz teknolojisinde GIS (Geographical Information System) donanımlarını ve yazılımlarını kullanarak parsel koordinatlarının belirlenmesi kısa sürede mümkün olabilmektedir.

Aplikasyon krokinizi ve harita plan örneğinizi alabilmek için de yine tahmin edebileceğiniz gibi işlemler için belirli bir oranda harcı ilgili banka hesabına yatırmak ve banka dekontunu başvuru dosyanıza eklemek zorundasınız. Kadastroya başvurunuzu yaptıktan sonra dosyanız 15-30 gün aralığında tamamlanır ve dokümanlarınızı teslim almak üzere davet edilirsiniz. Bu arada kadastro görevlileri yada haritacınız arsanızın bulunduğu yere gelerek parselin köşe noktalarını gösteren kazıkları çakar yeri işaretlerler. Bu sayede sahip olduğunuz alan yer yüzü üzerinde fiziksel olarak resmen işaretlenmiş olur.

İmar Durumu, Kot Kesit, İnşaat İstikamet Rölövesi

Tapu sicil ve kadastro müdürlüklerinde işlerinizi bitirdikten, tapunuzu, aplikasyon krokinizi, harita plan örneğinizi (yada çap) teslim aldıktan sonra artık belediyenin kapısını aşındırmaya tekrar dönebilirsiniz.

Daha önce gayri resmi olarak imar durumu ile ilgili bilgi almak için belediyeye gelmiş idiniz. Şimdi belediyede elinizdeki resmi dokümanlarla resmi başvurunuzu yapmak için bulunuyorsunuz. Belediyeden alacağınız dokümanlar imar durumu, kot kesit, inşaat istikamet rölövesi (varsa ve gerekli ise) ve plan notlarıdır. İmar durumunda bulunan bilgileri daha önce belirtmiş idik, resmi imar durumu tüm bu bilgilerin yetkililerce ıslak imzalı ve mühürlü olarak size teslim edilmiş antetli halinden oluşmaktadır.

Kot kesit evrağı arsanızın önünden geçen yolun eğimini, köşe kotlarınızı, yoldan geçen su ve kanalizasyon hatlarının eğim ve kotlarını anlamanız için gereklidir. Mimarınız projesini arsanın iç kotları ile birlikte dışarıyla ve yolla ilişki kuracağı bu dış kotlarını da göz önünde bulundurarak hazırlar. Yapılaşmanın daha kontrol altında bulunması istenen bazı bölgelerde, ön cephe hattının belirlendiği ve gösterildiği inşaat istikamet rölövesi de resmi evraklar arasında bulunur.

İmar durumu ve kot kesit evrakları mimari projenin ve vaziyet planının hazırlanabilmesi için gerekli en önemli belgelerdir. Kadastro müdürlüğünden aldığınız koordinatlı aplikasyon krokisi, belediyedeki şehir plancıları ve mimarların gözetiminde imar durumunun hazırlanabilmesi için altlık olarak kullanılır.

İmar durumu ve diğer evrakları alabilmek için uygun formatta hazırlanmış bir dilekçe, kimlik bilgileriniz, tapu, aplikasyon krokisi, harita plan örneği, belediyenin vereceği hesaba yatırılmış harcı gösterir banka makbuzu ile birlikte belediyenin evrak kayıt bölümüne veya imar kalemine başvuru yapılır. Başvurular genellikle 15-30 gün içerisinde neticelenir ve bahse konu evraklar resmi formatlarında size teslim edilir. Belediyedeki işlemlerinize şimdilik ara verip artık projelerinizi hazırlatmaya ve teknik ekibinizi kurmaya konsantre olabilirsiniz.

Proje Onayları ve Yapı Denetim

Belediyeden aldığınız evraklar ile artık mimari projeden başlayarak tüm mühendislik projelerinizi, hesap dosyalarınızı ve şartnamelerinizi hazırlatabilirsiniz. Daha önceki yazılarımda da detaylıca anlattığım üzere önce mimari konsept projeniz, akabinde tüm proje ekibinizin birlikte çalıştığı bir tasarım geliştirme ve proje detaylandırma safhası yürürken işleri çok fazla ilerletmeden belediyeye avan proje onayına başvurmakta fayda bulunmaktadır.

Her ne kadar imar durumunda ve diğer evraklarda genel olarak inşaatı tarif edecek bilgiler yer almakta, her ne kadar imar durumunda belirtilmeyen konularla ilgili plan notları ve imar yönetmelikleri geçerli olsa da projenizi onaylayacak olan mecra belediye ve orada çalışan proje inceleme görevlileridir. Her belediyenin yerel yapılaşma koşulları ve alışkanlıkları farklı olabilir. İmar yönetmeliğindeki aynı maddeyi farklı belediyelerin farklı uyguladıkları çok sık görülen bir durumdur. Hatta aynı belediyenin aynı imar maddesini zamanla farklı uyguladığı bile görülmüş ve yaşanmış bir hadisedir. Bu nedenle, mimari projeniz olgunlaşmaya başladığında belediyede proje inceleme bölümüne vaziyet planı ve/veya avan proje onayı için başvurmanızda sayısız fayda vardır.

Projenizi tamamen bitirmeden yapacağınız avan proje onay başvurusu ile aşağıdaki avantajları elde edebilirsiniz:

• Projenizde imar ile ilgili gözünüzden kaçan, yada proje ekibinin arasında uzlaşamadığı bir konu var ise belediyeden görüş almak ve konuyu netleştirmek işinizi oldukça kolaylaştırır.

• Projenizde tasarım ekibinizin birlikte çalışma sürecinde koordinasyon yetersiz olabilir, belediye kontrolü sırasında bu gibi insani kusurlar ortaya çıkarak projenin erken aşamada hatalarından arındırılması sağlanabilir.

• Proje ekibinizin erken aşamada belediye yetkilileri ile tanışması sayesinde hem birbirlerini daha iyi anlama hemde ruhsat sürecinde eksiksiz proje teslim ederek işleri hızlandırma imkanı sağlanabilir

• Projede imar ve yapılaşma ile ilgili majör bir hata var ise çok fazla ilerlemeden ve masraf yapılmadan bu hatanın tespit edilmesi ve düzeltilmesi için imkan sağlanmış olur.

• Mimarınız projenin erken bir safhasında projenizi belediyeye verilecek hale getirerek, daha derli toplu bir süreç yürütme disiplinine girer ve bu disiplin tüm ekibe yayılır.

• Avan proje, ruhsat projesinden önce tüm vaziyet planının, kat planlarının, kesitlerin, görünüşlerin, alan hesaplarının tamamlandığı bir genel proje haline geldiği için daha bu aşamada projenizin detaylarını düşünmeye başlayabilir ve hatta avan projeyi satışla ilgili araştırma çalışmalarınızda kullanabilirsiniz.

• Avan proje üzerinden genel maliyet hesabı çalışmalarınıza başlayabilir, bu sayede tasarım süreci ilerledikçe malzeme, ürün ve sistem kararlarınızı daha erken bir aşamada gözden geçirme imkanı bulabilirsiniz.

• Avan projenizin belediye tarafından bazı eksikliklerinin bulunarak düzeltme istenmesi aslında çok negatif görülemeyecek bir durumdur. Bu sayede, tasarımının önemine inanıyor ise mimarınız belediyede projesinin savunmasını yapabilir, varsa minör hatalarını gidermek için imkan bulur. Bölgeye çok uygunsuz bir proje yapma tehlikesinden de korunmuş olabilir.

• Avan proje ölçülendirilmiş, ölçeklendirilmiş bir proje olduğundan, daha önce konsept tasarım aşamasında genel hatları ile gördüğünüz projenizin detaylıca ölçülendirilmiş halini inceleme ve üzerinde düşünme imkanı yakalayabilirsiniz.

• Avan projenin oluşturulabilmesi için genel mimari kararların yanı sıra, planlarda aksların, taşıyıcı kolonların, şaftların, çatının, cephenin de çizilmiş olması gerektiğinden projenin erken bir aşamasında koordinasyon için düşünmeye başlama imkanı sunar.

• İnşaat alanı hesaplarında kaybettiğiniz, yada aykırı olarak kullandığınız alanlar var ise tespit edilerek haksız kazanç veya kayıpların önüne geçilir.

Görüldüğü üzere bir zorunluluk, ekstra bir iş gibi dursa da avan proje aşaması projenizin genel kalitesini yükseltmek için faydalı bir süreçtir. Mimarınız belediyede avan proje aşamasında belki de daha önce farkına varmadığı başka bir çok konu hakkında fikir sahibi olabilir ve projenin geri kalanında haklarınızı daha kuvvetli savunabilir, proje ekibinizi daha sağlıklı yönetebilir.

Avan proje onayı sonrası belediyeye bırakmış olduğunuz proje kopyalarından birisi size imzalı olarak geri verilir ve bu kopya ile çatışmayacak şekilde mimari ruhsat projesi, jeoloji mühendisliği rushat raporu, statik ruhsat projesi ve hesap dosyası, elektrik mühendisliği ruhsat projesi ve hesap dosyası, makine mühendisliği ruhsat projesi ve hesap dosyası hazırlanır.

Ruhsat projeleri, yapı denetim firmasına onaylattıktan sonra resmi evraklardan oluşan başvuru dosyası ile birlikte belediyede proje inceleme – ruhsat bölümüne teslim edilir. Yapı denetim firmaları ve işlevi ile ilgili burada bir paragraf açmakta yarar bulunmaktadır. Özellikle 1999 Marmara depreminden sonra binaların sağlıklı yapılıp yapılmadığı ile ilgili büyüyen tartışma ortamı sonrası doğru bir karar olarak Yapı Denetimi ile ilgili mevzuat hazırlanmış ve kısmen kamu görevi icra etmekle mükellef olarak yapı denetim şirketlerinin kurulmasının önü açılmıştır.

Yapı Denetim şirketleri inşaatların daha tasarım aşamasından başlayarak denetlenmesi, projesine uygun malzeme ve işçilik ile uygulama yapılması, işgücü güvenliğinin sağlanması ve işin yasal prosedürlerine uygun yürütülmesi konusunda sorumlu görevli şirketlerdir. Tıpkı proje müellifinizi seçtiğiniz gibi yapı denetim firmanızı da ruhsat sürecinden önce belirlemeniz ve proje ekibinizle birlikte çalıştırmaya başlamanız gerekmektedir.

Villa projelerinde genellikle gerekmez ancak projelerin tam takım belediyeye ruhsat tesliminden önce mimari projeler;

• yangın açısından denetlenmek üzere itfaiye müdürlüğü yada belediyenin ilgili departmanına,

• sığınakla ilgili denetlenmek üzere sivil savunma müdürlüklerine,

• su – kanalizasyon bağlantısı ile ilgili olarak ise ilgili su ve kanalizasyon idaresine mimari projeler onaylattırılır.

Ruhsat başvurusu sırasında dosyanızda bulunması gereken evraklar genel olarak şunlardır:

• Yapı ruhsatı dilekçesi

• Kimlik

• Tapu

• Aplikasyon krokisi

• Harita plan örneği (çap)

• İmar durumu

• Kot kesit

• İnşaat istikamet rölövesi (varsa)

• Proje müelliflerinin sorumluluk beyanı taahhütnamesi

• İşlemleri yürütmekle ilgili görevlendirilenler için vekaletname

• Gerekli durumlarda muvaffakatname

• Proje müellifleri için imza beyannamesi ve büro tescil belgeleri

• Tadilat projelerinde eski proje müelliflerinden alınmış muvaffakatname

• Yapı denetim hizmet sözleşmesi

• Mal sahibi taahhütnamesi (noter onaylı)

• TUS (Teknik Uygulama Sorumluluğu) taahhütnamesi

• Mimari Ruhsat Projesi

• Jeoloji Mühendisliği Zemin Etüt Raporu

• İnşaat mühendisliği Statik Proje ve Hesap Dosyası

• Elektrik Mühendisliği proje ve hesap dosyası

• Makina mühendisliği proje ve hesap dosyası

• İnşaat ruhsat harcı banka ödeme makbuzu

• Trafo belgesi

• Müteahhit sözleşmesi

• Müteahhit faaliyet belgesi

Projenizin ruhsat başvuru dosyasında projenin bölgesine ve yapının karmaşıklığına bağlı olarak farklı doküman ve işlemler gerekebilir. Yukarıdaki liste genel olarak yapılması zorunlu işleri tarif etmektedir. Bunlara ek olarak mevcut bir binaya ekleme, tadilat yapacaksanız tadilat ruhsatına, tarihi bir eserde değişiklik yapacaksanız yada tarihi bir bölgede proje hazırlıyorsanız rölöve-restitüsyon-restorasyon projelerine, yüksek yapı yapacak iseniz silüet raporuna ihtiyacınız olabilir. Turizm alanlarında yada kıyı bölgelerinde proje geliştirenler genellikle turizm bakanlığından çeşitli onaylar ve izinler alırlar. Bu sayede kapasitelerine göre devlet teşviklerinden de yararlanma imkanı bulurlar.

Köylük alanlarda yada orman bölgelerinde yapılaşma çok özel şartlara bağlanmıştır ve il özel idaresindeki ilgili müdürlüklerden inşaat onayı alınması gerekebilir.

İnşaat ruhsatınızı aldıktan sonra hafriyat çalışmaları, temel, taşıyıcı sistem, duvarlar, kaplamalar, tesisat ve çevre düzenlemesi ile inşaat işleri tamamlanır. İnşaat sürecinde şantiye görevlileri, yapı denetim görevlileri ve belediye görevlileri sık sık inşaat sürecini denetlemeye gelirler. Hafriyattan sonra, temelden sonra ve su basman kotuna çıkıldığında yapım safhalarının gerçekleştirildiği anlamına gelen vizeler onaylanır. İnşaatın tamamı bitirildiğinde bu onay %100′ e gelir. Bu süre zarfında kullanacağınız elektrik, su, gaz, kaldırım işgaliyesi vb için de ilgili kurumlara başvuruda bulunarak izin alır ve kullanımınıza göre belirli harçlar ödersiniz.

İnşaat işleri tamamlandıktan sonra villanıza elektrik, su, doğalgaz, telefon, kanalizasyon vb gibi şehir hatlarının bağlantılarını yaptırmak ve aboneliklerini üzerinize almak zorundasınız. Bu işlemlerin ardından hatlarınız kullanıma açılacak ve gündelik hayatınıza yeni villanızda merhaba diyebileceksiniz. yeni villanızda yapmanız gereken son iki şey ise Yapı Kullanım (iskan) iznini almak ve tapunuzu kat mülkiyet tapusu haline dönüştürmektir.

Bu iki işlemi de tamamladıktan sonra geriye keyifle yaşamaktan başka bir resmi iş kalmaz…